Śmierć bliskiej osoby za granicą to sytuacja, w której rodzina musi jednocześnie przeżywać żałobę i zmierzyć się z procedurami prawnymi, których nie zna i których nie spodziewała się nigdy potrzebować. Sprowadzenie ciała do kraju wiąże się z szeregiem formalności po stronie zagranicznej i polskiej, które muszą zostać spełnione w ściśle określonej kolejności. Zrozumienie, jak wygląda ten proces krok po kroku, pomaga rodzinom wiedzieć, czego się spodziewać i co może przejąć na siebie doświadczony zakład pogrzebowy.
Pierwszym krokiem jest kontakt z miejscową policją lub szpitalem w celu oficjalnego potwierdzenia zgonu i uzyskania zagranicznego aktu zgonu, który będzie podstawą wszystkich dalszych formalności. Należy też jak najszybciej powiadomić polską ambasadę lub konsulat w kraju, gdzie nastąpił zgon, gdyż placówka dyplomatyczna pośredniczy w kontaktach z lokalnymi urzędami i może udzielić informacji o wymaganych dokumentach. Równolegle warto skontaktować się z zakładem pogrzebowym w Polsce, który ma doświadczenie w transporcie międzynarodowym. Przejmie on koordynację dalszych działań i odciąży rodzinę z konieczności bezpośredniego kontaktu z zagranicznymi instytucjami.
Sprowadzenie ciała do kraju to kilkuetapowy proces, w którym każdy krok musi zostać zakończony przed przystąpieniem do następnego, bo organy urzędowe weryfikują kompletność dokumentacji na każdym etapie. Czas realizacji zależy od kraju i tempa wydawania dokumentów przez lokalne urzędy, i wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu dni roboczych. Rodzina powinna być przygotowana na to, że na część decyzji nie ma wpływu i musi czekać na działanie instytucji zagranicznych.
Konieczność uzyskania zgody starosty właściwego dla miejsca pochówku w Polsce jest jednym z wymogów po stronie krajowej, a do jej wydania potrzebny jest zagraniczny akt zgonu wraz z tłumaczeniem uwierzytelnionym. Zaświadczenie konsularne potwierdzające tożsamość i obywatelstwo zmarłego oraz zezwolenie na wywóz ciała z kraju, w którym nastąpił zgon, to dokumenty po stronie zagranicznej, których uzyskaniem zajmuje się zazwyczaj zakład pogrzebowy działający w imieniu rodziny. Dom Pogrzebowy Resurrexit przejmuje całość formalności konsularnych przy przewozie zwłok z zagranicy do Katowic, reprezentując rodzinę przed instytucjami w Polsce i za granicą.
Przed przewozem ciało musi zostać odpowiednio zabezpieczone zgodnie z wymogami sanitarnymi obowiązującymi przy transporcie międzynarodowym, co obejmuje balsamację i umieszczenie w szczelnej trumnie spełniającej normy techniczne dla przewozów transgranicznych. Trumna z wkładem metalowym jest konieczna przy każdym transporcie przez granicę, gdyż zabezpiecza przed rozprzestrzenianiem się substancji biologicznych i jest wymagana przez przepisy prawa. Transport odbywa się specjalistycznym karawanem spełniającym wymogi sanitarne i techniczne, a trasa planowana jest tak, by zachować pełną ciągłość opieki nad zmarłym.
Rodziny stają przed wyzwaniami o bardzo różnym charakterze, od emocjonalnych po czysto administracyjne, i często nie są w stanie samodzielnie ocenić, co jest pilne, a co może poczekać. Bariera językowa i nieznajomość przepisów obowiązujących w kraju zgonu są najczęstszymi przyczynami opóźnień, bo rodzina nie jest w stanie efektywnie komunikować się z zagranicznymi urzędami ani weryfikować, czy wydane dokumenty spełniają polskie wymagania. Dodatkowym wyzwaniem są koszty, gdyż transport z zagranicy przekracza kwotę zasiłku pogrzebowego wypłacanego przez ZUS lub KRUS, który obecnie wynosi 4000 zł, dlatego wiele rodzin potrzebuje wsparcia przy planowaniu finansowania.
Zakład pogrzebowy z doświadczeniem w transporcie międzynarodowym działa jako pełnomocnik rodziny, przejmując jednocześnie kontakt z zagranicznym szpitalem lub zakładem pogrzebowym, konsulatem, polskim starostą i firmą transportową. Koordynacja polega na równoległym uruchamianiu kilku procedur, bo część formalności po stronie zagranicznej i polskiej może toczyć się jednocześnie, co skraca łączny czas oczekiwania. Po sprowadzeniu ciała do kraju zakład przejmuje opiekę nad przygotowaniem do pogrzebu, w tym balsamację, toaletę pośmiertną i kosmetykę, a następnie organizację ceremonii zgodnej z wolą rodziny i tradycją wyznaniową lub świecką.
Przepisy regulujące transport zwłok różnią się między krajami i wymagają znajomości zarówno prawa polskiego, jak i przepisów obowiązujących w kraju, gdzie nastąpił zgon. Dokument wymagany w Polsce może nie być bowiem standardowo wydawany przez zagraniczne urzędy bez odpowiedniego wniosku. Znajomość procedur konsularnych i kontakty z placówkami dyplomatycznymi pozwalają uniknąć błędów w dokumentacji, które opóźniają transport o kolejne dni lub tygodnie w momencie, gdy rodzina czeka na powrót bliskiej osoby. Resurrexit dysponuje flotą specjalistycznych pojazdów i realizuje przewozy po całej Europie, zapewniając całodobową dostępność.
Należy uzyskać zagraniczny akt zgonu, zgodę starosty w Polsce oraz zaświadczenie konsularne. Warto skorzystać z pomocy zakładu pogrzebowego, który zajmie się formalnościami.
Ambasada pośredniczy w kontaktach z lokalnymi urzędami i udziela informacji o wymaganych dokumentach, co ułatwia cały proces.
Tak, doświadczony zakład pogrzebowy przejmie koordynację działań i kontakt z instytucjami, co odciąży rodzinę od wielu obowiązków.
