Procedura sprowadzenia ciała z zagranicy wymaga zachowania określonych formalności, które mają zapewnić zgodność z przepisami państwa wysyłającego i państwa przyjmującego. Dokumenty stosowane w tych sytuacjach potwierdzają tożsamość osoby zmarłej, okoliczności zgonu oraz spełnienie wymogów sanitarnych związanych z przewozem. Ich kompletność ma kluczowe znaczenie, ponieważ bez prawidłowego zestawu dokumentów transport nie może zostać zrealizowany.
Podstawowym dokumentem jest akt zgonu lub jego urzędowy odpowiednik, wydany przez władze państwa, na którego terenie doszło do śmierci. W wielu przypadkach wymagane jest także zaświadczenie potwierdzające przyczynę zgonu, szczególnie jeśli okoliczności wymagają dodatkowej weryfikacji medycznej. Kolejnym elementem jest dokument sanitarny potwierdzający, że ciało zostało przygotowane do przewozu zgodnie z obowiązującymi standardami. W sytuacjach, w których organizowany jest międzynarodowy transport zwłok do Katowic czy innego miasta, zakłady pogrzebowe zwykle pozyskują również decyzję polskiego starosty wyrażającą zgodę na sprowadzenie ciała do kraju. Zestaw wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od kraju, dlatego konieczna jest dokładna weryfikacja przepisów obowiązujących w miejscu śmierci.
Po wystawieniu aktu zgonu rodzina lub pełnomocnik ubiega się o wydanie zgody na przewóz w polskim urzędzie właściwym ze względu na miejsce pochówku. Dokument ten pozwala na wjazd do kraju i jest niezbędny do rozpoczęcia procedur transportowych. Władze lokalne państwa, z którego ciało jest wysyłane, mogą wymagać dodatkowych zaświadczeń dotyczących przygotowania trumny. Ważne jest także prawidłowe tłumaczenie dokumentów, aby mogły zostać przedłożone w polskich instytucjach bez konieczności kolejnej weryfikacji.
Sprowadzenie zwłok do kraju wymaga gromadzenia dokumentów potwierdzających zgon, przygotowanie sanitarne oraz zgodę właściwego urzędu na transport. Staranna koordynacja formalności ułatwia sprawny przebieg całej procedury i pozwala uniknąć opóźnień. Katowice są przykładem miejscowości, w której podmioty zajmujące się przewozem międzynarodowym pomagają rodzinom w przygotowaniu dokumentacji, aby proces sprowadzenia ciała przebiegał zgodnie z wymaganiami administracyjnymi.
